在庫切れメールの例文集！失礼にならない書き方とすぐ使えるテンプレート

在庫が切れてしまったとき、お客様や取引先にどのようにメールで伝えるか迷うことはありませんか。

在庫切れの連絡は、相手にとって残念な知らせになりやすく、伝え方を誤ると信頼を損ねる可能性もあります。

しかし、誠実な書き方と適切な例文を使えば、「丁寧な対応をしてくれる会社」という好印象を与えることができます。

この記事では、在庫切れメールの正しい書き方から、お客様・法人向けの実用例文、再入荷時のフォローまでをわかりやすく紹介。

そのまま使えるテンプレートも掲載していますので、業務のスピードと信頼性を高めたい方に最適な内容です。

在庫切れメールとは？目的と役割を理解しよう
1. 在庫切れメールの目的と基本マナー
2. 信頼を保つために欠かせない3つの要素
在庫切れメールの正しい書き方と構成
お客様向け在庫切れメール例文【フルバージョン】
法人・取引先向け在庫切れメール例文【ビジネス対応版】
法人・取引先向け在庫切れメール例文【ビジネス対応版】
再入荷案内・フォローアップメール例文集
在庫切れメールの文面比較：NG例と改善例
在庫切れメールで信頼を高めるコツ
まとめ：在庫切れ対応は「信頼づくりの第一歩」

在庫切れメールとは？目的と役割を理解しよう

在庫切れメールとは、商品やサービスが一時的に提供できない状況を、相手に丁寧に伝えるための連絡手段です。

この章では、在庫切れメールの基本的な目的と、信頼を保つために押さえるべきポイントを整理します。

在庫切れメールの目的と基本マナー

在庫切れメールの目的は、相手の不安をできるだけ軽減し、信頼関係を維持することです。

単に「在庫がありません」と伝えるだけでは、相手に冷たい印象を与えてしまいます。

「今の状況」と「次の対応」をセットで伝えることが、誠実な印象を与える鍵です。

要素	内容
伝えるべきこと	在庫状況、再入荷予定、対応方法
理想的なタイミング	在庫切れが分かった時点ですぐ
文面トーン	丁寧・誠実・簡潔

また、文面にはお詫びの言葉を必ず含めることが大切です。

「ご迷惑をおかけし申し訳ございません」という一文を添えるだけでも、受け取る印象が大きく変わります。

信頼を保つために欠かせない3つの要素

在庫切れメールを送る際に特に意識したいのが、以下の3つの要素です。

これを押さえるだけで、相手に安心感を与える文章になります。

要素	説明
①スピード	在庫切れが判明したら、すぐにメールで連絡する。
②具体性	「いつ頃再入荷するのか」「代替案はあるのか」を明確に伝える。
③誠実さ	形式的な謝罪ではなく、相手への配慮が伝わる文面を意識する。

たとえば次のような一文を添えると、信頼感がぐっと高まります。

「次回のご注文時には、在庫状況を優先的にご案内いたします。」

在庫切れメールは、単なるお詫びの手段ではなく、信頼を築くためのコミュニケーションツールだと考えると、自然と丁寧な文面になります。

ここまでのポイントを押さえたうえで、次章では実際の書き方と構成を見ていきましょう。

在庫切れメールの正しい書き方と構成

この章では、在庫切れメールを実際に作成する際の基本構成と、伝わりやすい文面の作り方を解説します。

「何から書けばいいのか分からない」という方も、テンプレートに沿って書くだけで丁寧なメールが完成します。

メール全体の基本構成（テンプレート付き）

在庫切れメールは、以下の5つの要素を順に書くのが基本です。

この流れを守ることで、読みやすく誠実な印象を与えられます。

構成要素	説明
①件名	メールの内容が一目で分かるようにする。
②挨拶・お礼	冒頭で相手への感謝を伝える。
③在庫切れの説明	簡潔に現状を説明する。
④代替案・再入荷情報	相手が次に取るべき行動を提案する。
⑤お詫び・締めの言葉	誠意ある姿勢で締めくくる。

以下は、基本構成に沿ったテンプレート例です。

【在庫切れメール基本テンプレート】

件名：【お詫び】ご注文商品の在庫切れについて

〇〇様

平素より当店をご利用いただき、誠にありがとうございます。

このたびはご注文いただいた「〇〇」につきまして、現在在庫が切れております。

再入荷は〇月上旬を予定しております。

入荷次第、すぐに発送の手配をいたします。

ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。

引き続きご利用いただけますよう、心よりお願い申し上げます。

〇〇ショップ　担当：□□

件名の書き方と好印象を与えるポイント

件名は、メールを開く前に内容が伝わることが重要です。

以下のような形式を使うと、丁寧で分かりやすい印象になります。

件名例	特徴
【お詫び】ご注文商品の在庫切れについて	定番のビジネス表現。誠実で正式な印象。
【ご案内】再入荷予定のご連絡	フォローアップ時に使える柔らかい表現。
【重要】商品の在庫状況について	取引先などに迅速な確認を促す際に有効。

「お詫び」や「ご案内」といった言葉を含めることで、相手が安心して開封できます。

お詫びと代替案の伝え方のコツ

在庫切れメールでは、謝罪と同時に「次の行動」を提案することが大切です。

単に謝るだけではなく、再入荷時期や代替品などを提示することで、信頼感が生まれます。

文面例	目的
「再入荷は〇月中旬を予定しております。」	次の見通しを明確に伝える。
「代替商品のご案内も可能です。」	相手に選択肢を与える。
「ご希望があればキャンセルも承ります。」	柔軟な対応を印象づける。

相手が「どうすればいいか分かる」メールこそ、ビジネスで信頼される文面です。

次の章では、実際に使える例文を具体的に紹介していきます。

お客様向け在庫切れメール例文【フルバージョン】

この章では、個人のお客様に向けた在庫切れメールの具体的な文例を紹介します。

そのまま使えるフルテンプレート形式で構成しているので、実務ですぐに活用できます。

標準パターン（再入荷予定あり）

まずは最もよく使われる基本パターンです。

在庫切れであることを伝えつつ、再入荷予定を案内することで安心感を与える文面です。

【例文：再入荷予定あり】

件名：【お詫び】ご注文商品の在庫切れについて

〇〇様

平素より当店をご利用いただき、誠にありがとうございます。

このたびは「〇〇」をご注文いただきましたが、予想を上回るご注文をいただき、現在在庫が切れております。

再入荷は〇月下旬を予定しており、入荷次第すぐに発送いたします。

お急ぎの場合は、代替商品のご案内やキャンセルのご希望も承ります。

このたびはご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。

今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。

〇〇ショップ　担当：□□

ポイント	説明
再入荷予定を明示	具体的な時期を示すことで安心感を与える。
代替案・キャンセル提案	相手の選択肢を広げる。
締めの丁寧な言葉	お詫びのトーンで誠意を示す。

キャンセル案内を含むパターン

再入荷の予定が立っていない場合や、納期が未定のときはキャンセル案内を添えるのが適切です。

【例文：キャンセル案内付き】

件名：【お詫び】ご注文商品の在庫切れについて

〇〇様

いつも当店をご利用いただき、誠にありがとうございます。

ご注文いただいた「〇〇」につきまして、現在在庫が切れており、次回入荷の予定が未定となっております。

つきましては、誠に恐れ入りますが、ご注文をいったんキャンセルさせていただきます。

すでにお支払いがお済みの場合は、速やかに返金対応をいたします。

このたびはご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。

何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。

〇〇ショップ　担当：□□

ポイント	説明
返金対応の明示	信頼性を高めるために必ず記載。
一文の謝罪	簡潔で誠実なトーンを保つ。
再発防止は別章で補足	ここでは事務的になりすぎない表現を意識。

予約商品・人気商品の場合の例文

人気商品や予約商品では、在庫切れが起きても顧客の期待が高いため、フォローが特に重要です。

【例文：予約商品対応】

件名：【ご案内】ご予約商品の入荷遅延について

〇〇様

このたびは「〇〇」をご予約いただき、誠にありがとうございます。

当初〇月上旬にお届けを予定しておりましたが、製造の都合により入荷が遅れております。

現在、〇月中旬の入荷を予定しております。

ご希望に応じて、別商品のご案内またはキャンセルも承ります。

ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解くださいますようお願い申し上げます。

〇〇ショップ　担当：□□

ポイント	説明
誠実なトーン	期待している顧客への丁寧な言葉遣いが大切。
具体的な時期	「〇月頃」ではなく「〇月中旬」など具体的に書く。
フォロー提案	「代替案」「キャンセル」をセットで提示。

在庫切れメールは、単なる謝罪ではなく「次の行動を促す案内」として書くことが信頼構築のコツです。

次の章では、法人や取引先に送る際の例文を紹介します。

法人・取引先向け在庫切れメール例文【ビジネス対応版】

この章では、企業間取引や取引先への連絡に使える在庫切れメールの文例を紹介します。

個人向けよりも一段階フォーマルな文体で、誠実かつ信頼感のある対応を意識することが重要です。

一般的な取引先宛メール例文

まずは、もっとも汎用的に使える在庫切れ通知の基本形を紹介します。

【例文：標準ビジネス対応版】

件名：【お詫び】ご注文商品の在庫切れのご連絡

株式会社〇〇

〇〇様

いつも大変お世話になっております。

〇〇株式会社の□□でございます。

このたびご注文いただいた「〇〇」につきまして、予想を上回るご注文をいただき、現在在庫が一時的に不足しております。

次回の入荷は〇月△日を予定しており、入荷次第、優先的に手配させていただきます。

このたびはご迷惑をおかけいたしましたことを心よりお詫び申し上げます。

今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇株式会社

営業部　□□

ポイント	説明
冒頭の挨拶	企業間の信頼関係を意識した定型文を使用。
優先対応の一文	「優先的に手配」と添えることで誠実さが伝わる。
締めの挨拶	「今後とも～」で継続的な関係を意識づける。

長期在庫切れ時の丁寧な例文

入荷までに時間がかかる場合は、誠意を示しつつ、代替案を提案するのが効果的です。

【例文：長期入荷遅延対応版】

件名：【お詫び】商品の入荷遅延について

株式会社〇〇

〇〇様

いつもお世話になっております。

〇〇株式会社の□□でございます。

このたびご注文いただきました「〇〇」につきまして、原材料の調達の影響により、入荷までお時間を頂戴しております。

次回の入荷は〇月下旬を予定しておりますが、確定次第あらためてご連絡いたします。

代替商品のご提案も可能ですので、ご希望がございましたらお申し付けください。

ご迷惑をおかけいたしますことを心よりお詫び申し上げます。

今後ともよろしくお願い申し上げます。

〇〇株式会社

営業部　□□

ポイント	説明
入荷理由の簡潔な説明	事実を淡々と伝えることで信頼感を保つ。
代替提案	相手の業務を止めないための選択肢を示す。
再連絡の約束	「確定次第ご連絡」で誠実な印象に。

代替品・再提案を行う場合の例文

取引先との関係を維持するには、単なる謝罪で終わらせず、代替案を提示するのが効果的です。

【例文：代替品提案付き】

件名：【ご提案】在庫切れ商品の代替案について

株式会社〇〇

〇〇様

平素より大変お世話になっております。

〇〇株式会社の□□でございます。

ご注文いただいた「〇〇」につきまして、現在在庫が不足しております。

つきましては、同等スペックの「△△」をご提案させていただきます。

在庫は十分にございますので、すぐにお手配可能です。

ご検討のほどよろしくお願いいたします。

〇〇株式会社

営業部　□□

ポイント	説明
ご提案スタイル	「ご提案」という言葉を使うと前向きな印象になる。
代替品の具体性	製品名や特徴を簡潔に記載する。
在庫状況の明示	「すぐに手配可能」と添えて安心感を与える。

法人宛の在庫切れメールでは、「迅速な対応」と「選択肢の提示」が信頼維持の鍵です。

次章では、在庫が復活した際に送る再入荷案内メールやフォローアップ例文を紹介します。

法人・取引先向け在庫切れメール例文【ビジネス対応版】

この章では、企業間取引や取引先への連絡に使える在庫切れメールの文例を紹介します。

個人向けよりも一段階フォーマルな文体で、誠実かつ信頼感のある対応を意識することが重要です。

一般的な取引先宛メール例文

まずは、もっとも汎用的に使える在庫切れ通知の基本形を紹介します。

【例文：標準ビジネス対応版】

件名：【お詫び】ご注文商品の在庫切れのご連絡

株式会社〇〇

〇〇様

いつも大変お世話になっております。

〇〇株式会社の□□でございます。

このたびご注文いただいた「〇〇」につきまして、予想を上回るご注文をいただき、現在在庫が一時的に不足しております。

次回の入荷は〇月△日を予定しており、入荷次第、優先的に手配させていただきます。

このたびはご迷惑をおかけいたしましたことを心よりお詫び申し上げます。

今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇株式会社

営業部　□□

ポイント	説明
冒頭の挨拶	企業間の信頼関係を意識した定型文を使用。
優先対応の一文	「優先的に手配」と添えることで誠実さが伝わる。
締めの挨拶	「今後とも～」で継続的な関係を意識づける。

長期在庫切れ時の丁寧な例文

入荷までに時間がかかる場合は、誠意を示しつつ、代替案を提案するのが効果的です。

【例文：長期入荷遅延対応版】

件名：【お詫び】商品の入荷遅延について

株式会社〇〇

〇〇様

いつもお世話になっております。

〇〇株式会社の□□でございます。

このたびご注文いただきました「〇〇」につきまして、原材料の調達の影響により、入荷までお時間を頂戴しております。

次回の入荷は〇月下旬を予定しておりますが、確定次第あらためてご連絡いたします。

代替商品のご提案も可能ですので、ご希望がございましたらお申し付けください。

ご迷惑をおかけいたしますことを心よりお詫び申し上げます。

今後ともよろしくお願い申し上げます。

〇〇株式会社

営業部　□□

ポイント	説明
入荷理由の簡潔な説明	事実を淡々と伝えることで信頼感を保つ。
代替提案	相手の業務を止めないための選択肢を示す。
再連絡の約束	「確定次第ご連絡」で誠実な印象に。

代替品・再提案を行う場合の例文

取引先との関係を維持するには、単なる謝罪で終わらせず、代替案を提示するのが効果的です。

【例文：代替品提案付き】

件名：【ご提案】在庫切れ商品の代替案について

株式会社〇〇

〇〇様

平素より大変お世話になっております。

〇〇株式会社の□□でございます。

ご注文いただいた「〇〇」につきまして、現在在庫が不足しております。

つきましては、同等スペックの「△△」をご提案させていただきます。

在庫は十分にございますので、すぐにお手配可能です。

ご検討のほどよろしくお願いいたします。

〇〇株式会社

営業部　□□

ポイント	説明
ご提案スタイル	「ご提案」という言葉を使うと前向きな印象になる。
代替品の具体性	製品名や特徴を簡潔に記載する。
在庫状況の明示	「すぐに手配可能」と添えて安心感を与える。

法人宛の在庫切れメールでは、「迅速な対応」と「選択肢の提示」が信頼維持の鍵です。

次章では、在庫が復活した際に送る再入荷案内メールやフォローアップ例文を紹介します。

再入荷案内・フォローアップメール例文集

この章では、在庫が復活した際や、在庫切れ後にフォローアップを行うときに使えるメール例文を紹介します。

丁寧なフォローは、顧客との関係を深める大きなチャンスになります。

再入荷通知の基本テンプレート

再入荷メールは、顧客が待っている情報をいち早く伝えることがポイントです。

「お待たせしました」という気持ちを込めたトーンで書くと、より印象が良くなります。

【例文：再入荷案内の基本形】

件名：【ご案内】ご注文商品の再入荷について

〇〇様

いつも〇〇ショップをご利用いただき、誠にありがとうございます。

先日ご注文いただきました「〇〇」につきまして、再入荷が完了いたしましたのでご案内申し上げます。

数量に限りがございますため、ご希望の場合はお早めにご注文くださいませ。

このたびはご不便をおかけしましたことをお詫び申し上げます。

今後とも変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願いいたします。

〇〇ショップ　担当：□□

ポイント	説明
件名に「ご案内」	ポジティブな印象を与える。
数量限定の一文	購入行動を促す。
お詫びと感謝	再入荷まで待ってくれた顧客への心遣い。

優先案内・お得情報を添えるパターン

リピーターや特定顧客に向けては、「先行案内」や「特典付き」メールも有効です。

【例文：優先案内付き】

件名：【先行ご案内】「〇〇」再入荷のお知らせ

〇〇様

いつも当店をご利用いただき、誠にありがとうございます。

お問い合わせをいただいておりました「〇〇」が再入荷いたしました。

日頃のご愛顧に感謝し、一般販売に先立ち、〇月△日までの期間、優先的にご注文を承ります。

数量に限りがございますため、お早めにご検討ください。

引き続きのご利用を心よりお待ちしております。

〇〇ショップ　担当：□□

ポイント	説明
先行案内	特別感を演出し、関係性を強化する。
期間限定の記載	行動喚起につながる。
感謝の一文	リピーター対応に効果的。

フォローアップで印象を良くするコツ

在庫切れ対応後にフォローアップを行うことで、「対応が丁寧な会社」という印象を残せます。

以下は、在庫切れ後に送るフォローメールの一例です。

【例文：在庫切れ対応後のフォローアップ】

件名：【ご報告】在庫切れ対応のその後について

〇〇様

いつもお世話になっております。

先日は「〇〇」在庫切れの件でご迷惑をおかけいたしました。

現在は安定して在庫を確保しており、すぐにお手配が可能な状態です。

このたびの件を受け、今後はより一層の管理体制を強化いたします。

引き続き変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。

〇〇株式会社　担当：□□

ポイント	説明
「その後」の報告	顧客が気になっている点を解消する。
改善の姿勢	信頼回復の印象を強める。
丁寧な締め	継続的な関係構築を意識。

フォローアップメールは、「終わり」ではなく「次のつながり」を意識して書くことが大切です。

次の章では、文面の比較を通じて「NG例」と「改善例」を紹介します。

在庫切れメールの文面比較：NG例と改善例

この章では、ありがちなNG文例と、それをより丁寧で印象の良い表現に改善した例を比較して紹介します。

たった一文の違いで、相手の受け取り方は大きく変わります。

悪印象を与えるNG文例

在庫切れを伝える際、誤って使うと冷たい印象を与える表現があります。

以下のような文面は避けましょう。

【NG文例】

件名：ご注文の商品がありません

〇〇様

ご注文いただいた商品は在庫切れのため発送できません。

申し訳ありませんが、キャンセルとさせていただきます。

〇〇ショップ

NGポイント	理由
件名が直接的すぎる	相手に「突き放された」印象を与える。
説明が不足	再入荷や代替案など次の行動がわからない。
締めが abrupt（ぶっきらぼう）	信頼感を損ねる原因になる。

丁寧に言い換えた改善文例

上記のような冷たい印象を与える文章は、次のように改善できます。

【改善文例】

件名：【お詫び】ご注文商品の在庫切れについて

〇〇様

平素より当店をご利用いただき、誠にありがとうございます。

ご注文いただいた「〇〇」につきまして、現在在庫が一時的に不足しております。

再入荷は〇月上旬を予定しておりますが、ご希望によりキャンセルも承ります。

このたびはご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。

入荷次第すぐにご案内いたしますので、何卒ご理解くださいますようお願い申し上げます。

〇〇ショップ　担当：□□

改善ポイント	説明
件名に「お詫び」を追加	誠意をもって状況を伝えられる。
再入荷予定を明示	「待つ」「キャンセルする」の判断をしやすくする。
締めの一文を丁寧に	信頼を損なわずにやり取りを終えられる。

トーンの違いで信頼が変わる

同じ内容でも、言葉の選び方次第で印象は大きく変わります。

以下の表は、よく使われる表現をより柔らかく丁寧に言い換えた例です。

NG表現	改善表現
在庫がありません。	現在在庫が一時的に不足しております。
発送できません。	発送の手配を一時的に停止しております。
キャンセルします。	ご希望によりキャンセルも承ります。

「短く伝えよう」と意識しすぎると、どうしても冷たい印象になりがちです。

相手の気持ちに寄り添う言葉選びが、ビジネスメールの信頼を支えます。

次の章では、在庫切れメールを通して信頼を高める具体的なコツを紹介します。

在庫切れメールで信頼を高めるコツ

この章では、在庫切れというマイナスな状況を、信頼構築のチャンスに変えるための実践的なコツを紹介します。

相手に不安を与えず、むしろ「対応が丁寧で安心できる」と感じてもらうためのポイントを整理していきましょう。

迅速な連絡と誠実な謝罪の書き方

在庫切れが発生した際は、まず「スピード」が最優先です。

連絡が遅れるほど相手の不安は大きくなるため、判明した時点でメールを送るのが鉄則です。

また、謝罪の言葉は形式的にならないように注意しましょう。

良い例	悪い例
「ご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。」	「すみません。」
「今後このようなことがないよう、管理体制を見直しております。」	「次は気をつけます。」

丁寧で誠実な言葉は、それだけで企業の印象を高める要素になります。

選択肢を提示して相手の不安を減らす

「在庫がない」という事実だけを伝えるのではなく、「今できる選択肢」を示すことが重要です。

選択肢があることで、相手は自分で判断できる安心感を得られます。

提案内容	文例
再入荷予定を案内	「〇月中旬頃の再入荷を予定しております。」
代替品の提案	「同等スペックの『△△』をご案内可能です。」
キャンセル案内	「ご希望に応じてキャンセルも承ります。」

選択肢がある＝配慮がある、という印象を与える点が最大のポイントです。

再発防止の姿勢を伝える一文の工夫

在庫切れが起きた後、「再発防止の意識を持っている」と伝えることで、信頼を維持できます。

特に法人相手のメールでは、この一文があるかどうかで印象が大きく変わります。

【例文：再発防止の一文】

「今後は在庫管理体制を強化し、同様の事態が発生しないよう努めてまいります。」

目的	効果
信頼回復	問題を真摯に受け止めている印象を与える。
再取引への布石	「次も任せられる」と思ってもらえる。

在庫切れ対応は「ピンチ」ではなく「信頼を築くきっかけ」です。

最後の章では、この記事全体のまとめと、読者へのアクションメッセージをお伝えします。

まとめ：在庫切れ対応は「信頼づくりの第一歩」

ここまで、在庫切れメールの基本から具体的な例文、信頼を高める書き方までを解説してきました。

最後に、本記事のポイントを整理しながら、在庫切れ対応をプラスに変える考え方を振り返ります。

ポイント	要約
1. 迅速な連絡	在庫切れが判明したら、できるだけ早く誠実に伝える。
2. 誠実な謝罪	形式的ではなく、心を込めた一文を添える。
3. 選択肢の提示	再入荷案内・代替提案・キャンセル対応などを用意。
4. フォローアップ	再入荷や改善報告など、継続的な連絡で信頼を維持。