会議の承諾メールの書き方完全ガイド｜状況別の例文＆フルテンプレート付き

会議の案内メールを受け取ったとき、「どう返信すれば失礼にならないかな」と迷ったことはありませんか。

シンプルに「出席します」と返すだけでは、少し素っ気なく感じられることもあります。

実は、会議の承諾メールには、相手への気配りとビジネスマナーを伝える絶好のチャンスがあるのです。

この記事では、会議の承諾メールの正しい書き方やマナーを、社内・社外・オンラインなどのシーン別にわかりやすく解説します。

そのまま使えるフル例文も多数紹介していますので、自分に合ったテンプレートを見つけてスムーズに返信できるようになります。

相手に好印象を与えるメールを、今日からすぐに実践していきましょう。

会議の承諾メールとは？目的と意図を理解しよう

ここでは、会議の承諾メールがどんな意味を持つのか、そしてなぜ丁寧に書くことが大切なのかを解説します。

ビジネスの現場で日常的に使われるからこそ、基本を押さえるだけで印象が大きく変わります。

会議の承諾メールの役割とは

会議の承諾メールとは、相手から届いた会議案内に対して「出席します」という意思を伝えるメールのことです。

単なる出欠確認ではなく、相手への信頼と誠意を示す大切なビジネスコミュニケーションの一つといえます。

たとえば上司や取引先が会議日程を調整している場合、すぐに承諾メールを送ることで「この人は対応が早く、信頼できる」と感じてもらえます。

反対に、返信が遅れると会議の参加者確認が進まず、全体の進行に支障をきたすこともあります。

承諾メールには、迅速・丁寧・簡潔という3つの要素が求められます。

項目	目的
迅速	会議運営をスムーズにする
丁寧	相手への敬意と信頼を示す
簡潔	読みやすく伝わりやすい文にする

返信タイミングと基本マナー

会議案内を受け取ったら、できるだけ早く返信するのがマナーです。

目安としては24時間以内の返信が理想的です。

どうしても即答できない場合は、「確認中」である旨と、いつ回答できるかを伝えましょう。

また、本文では必ず「案内を受け取ったお礼」と「出席の意思」をセットで書くのがポイントです。

この2点があるだけで、相手への印象がぐっと良くなります。

マナー	具体的な行動
返信の速さ	案内から24時間以内
感謝の言葉	案内へのお礼を必ず書く
明確な返答	「出席いたします」など明確に記載

承諾メールは、あなたの信頼度を表す「名刺代わりの一通」です。

相手に伝わる文を意識して書いていきましょう。

会議承諾メールの基本構成と書き方

この章では、会議の承諾メールをどのように書けばよいか、その基本構成と書き方のコツを解説します。

構成を押さえておくと、どんな相手にも失礼のないメールをスムーズに作成できます。

件名の付け方と例

件名は、相手が一目で内容を判断できるようにするのが基本です。

「会議の件」「出席いたします」など、要点を短く明示しましょう。

状況	件名例
社内会議の場合	1月15日 定例会議出席のご連絡
社外会議の場合	【承諾】○月○日 打ち合わせの件
オンライン会議の場合	オンライン会議出席のご連絡（○月○日）

件名に日付や「承諾」「出席」といったキーワードを入れることで、相手がすぐ内容を把握できます。

宛名・挨拶の書き方例

宛名は、会社名・部署・氏名を正式に記載します。

その後に「いつもお世話になっております」などの挨拶を添えると、より丁寧な印象になります。

例文：

株式会社○○　営業部　田中様

いつもお世話になっております。株式会社△△の佐藤でございます。

要素	ポイント
会社名・部署・氏名	略称を避け、正式名称を使用
挨拶文	「いつもお世話になっております」で始めるのが無難

本文の流れと出席の伝え方

本文は、「案内へのお礼」→「出席の意思」→「補足事項（任意）」の順で書くと自然です。

書き方の流れ：

• 案内を受け取ったことへの感謝
• 会議出席の承諾
• 補足（確認事項・準備など）

例文：

ご案内いただきました○月○日の営業会議につきまして、出席させていただきたく存じます。

お手配ありがとうございます。当日はどうぞよろしくお願いいたします。

構成	文の内容
お礼	「ご案内いただきありがとうございます。」
出席表明	「出席させていただきます。」
締めの一言	「当日はよろしくお願いいたします。」

結びと署名の整え方

最後は、改めてお礼と今後のお願いを添えて締めます。

署名欄には会社名・部署・氏名・連絡先を明記し、相手がすぐに連絡できるようにしましょう。

例文：

当日はどうぞよろしくお願いいたします。
引き続きよろしくお願い申し上げます。

―――――――
株式会社○○
営業部　佐藤弘樹
TEL：03-1234-XXXX
E-mail：hiroki.sato@xxxx.co.jp
―――――――

【フル例文】基本形（社外向けビジネスメール）

以下は、件名から署名までを含んだフルバージョン例文です。

そのまま使える形式でまとめています。

件名：【承諾】○月○日　打ち合わせの件

株式会社△△　営業部　鈴木様

いつもお世話になっております。株式会社○○の中村でございます。

ご案内いただきました○月○日の打ち合わせにつきまして、出席させていただきます。

お時間をいただきありがとうございます。当日は何卒よろしくお願いいたします。

―――――――
株式会社○○
営業部　中村真理
TEL：03-1234-XXXX
E-mail：m.nakamura@xxxx.co.jp
―――――――

この一通だけで、承諾・感謝・信頼をすべて伝えられる構成です。

短くても丁寧さを感じさせる文章を意識しましょう。

会議承諾メールの例文集【状況別】

この章では、実際のシーン別に使える会議承諾メールの例文を紹介します。

そのまま使える文章だけでなく、状況に合わせて調整できるように複数のバリエーションも掲載します。

社内会議を承諾するメール例文

社内向けのメールは、ある程度カジュアルでも問題ありません。

ただし、感謝の言葉を入れることで、読み手に丁寧な印象を与えられます。

例文1：

件名：1月15日 定例会議出席のご連絡

営業部　田中様

お疲れさまです。経営企画部の佐藤です。

1月15日（水）の定例会議につきまして、出席いたします。

資料を事前に確認し、共有事項を整理しておきます。

どうぞよろしくお願いいたします。

例文2（チーム全体宛て）：

件名：営業戦略会議への出席について

皆さま

お疲れさまです。マーケティング部の伊藤です。

ご案内いただきました営業戦略会議に出席いたします。

当日は議題に沿って、提案内容を共有予定です。

どうぞよろしくお願いいたします。

ポイント	内容
社内向けは簡潔でOK	要点をまとめた短文で十分
丁寧さを忘れない	「よろしくお願いいたします」で締める

社外会議（取引先など）を承諾するメール例文

社外の相手には、ややフォーマルで柔らかい表現を使うのがポイントです。

例文1：

件名：【承諾】○月○日　打ち合わせの件

株式会社△△　営業部　鈴木様

いつもお世話になっております。株式会社○○の中村でございます。

ご案内いただきました○月○日の打ち合わせにつきまして、出席させていただきます。

お時間をいただきありがとうございます。当日は何卒よろしくお願いいたします。

―――――――
株式会社○○
営業部　中村真理
TEL：03-1234-XXXX
E-mail：m.nakamura@xxxx.co.jp
―――――――

例文2（フォーマル版）:

件名：○月○日 商談会議出席のご連絡

株式会社△△　第一営業部　佐々木様

平素より大変お世話になっております。株式会社○○の高橋でございます。

ご案内いただきました商談会議につきまして、出席させていただきます。

ご準備に感謝申し上げます。当日はどうぞよろしくお願いいたします。

ポイント	使い方
「貴重なお時間をいただき」などの丁寧表現	社外相手への敬意を伝える
結びで「何卒よろしくお願いいたします」	ビジネス上の定番表現

オンライン会議（Zoom・Teams）の承諾メール例文

オンライン会議では、使用ツールの確認や接続の可否も一言添えると親切です。

例文1：

件名：オンライン会議出席のご連絡（○月○日）

○○株式会社　広報部　山田様

いつもお世話になっております。□□株式会社の伊藤です。

ご案内いただきました○月○日のオンライン会議につきまして、出席いたします。

Teamsの接続環境は問題ございません。事前資料も拝見し、準備を進めております。

どうぞよろしくお願いいたします。

例文2（社内向けオンライン会議）:

件名：オンライン会議参加のご連絡

経営企画部　皆さま

お疲れさまです。営業企画部の松本です。

ご案内いただいたオンライン会議に出席いたします。

接続テストも完了しておりますので、当日は問題なく参加可能です。

ポイント	内容
使用ツールの明記	「Teams」や「Zoom」など
接続確認の一言	「問題ございません」と記載

急な招集への返信例文（フレキシブル対応）

急に呼ばれた会議にも、柔軟に対応できる印象を与える一文を加えると好印象です。

例文：

件名：緊急会議出席のご連絡

○○部　佐藤様

お疲れさまです。人事部の森です。

急なご案内ありがとうございます。本日15時の会議につきまして、出席いたします。

短時間ではありますが、必要事項を確認し準備を進めております。

よろしくお願いいたします。

ポイント	使い方
「急なご案内ありがとうございます」	柔らかく印象を保つ
「準備を進めております」	前向きな姿勢を示す

【フル例文】上司・取引先宛てフォーマル版

以下は、上司や取引先に送ることを想定した、完全版のフォーマルメール例です。

件名：【承諾】○月○日　定例会議の件

株式会社△△　管理部　田中様

平素よりお世話になっております。株式会社○○の佐藤でございます。

ご案内いただきました○月○日の定例会議につきまして、出席させていただきます。

貴重なお時間を頂戴しありがとうございます。当日は何卒よろしくお願いいたします。

―――――――
株式会社○○
経営企画部　佐藤弘樹
TEL：03-XXXX-XXXX
E-mail：hiroki.sato@xxxx.co.jp
―――――――

このフル例文は、フォーマルさと簡潔さを両立した「万能型」テンプレートです。

社外・上司向けのどちらにも安心して使用できます。

印象を高める承諾メールのコツとNG例

この章では、会議の承諾メールをより印象的に仕上げるためのコツと、避けるべきNG表現を紹介します。

同じ内容でも、言葉の選び方一つで「信頼されるメール」に変わります。

丁寧だけど長すぎない文章にするコツ

ビジネスメールでは、丁寧さと簡潔さのバランスが重要です。

長すぎる文は読み手の負担になり、意図が伝わりにくくなります。

短文で明確に要点を伝えることが、印象の良いメールの第一歩です。

悪い例：

「ご多忙のところ恐縮ではございますが、何卒ご確認いただけますようお願い申し上げます。」

良い例：

「ご確認のほど、よろしくお願いいたします。」

ポイント	解説
文を短く区切る	1文1メッセージにする
定型句を使いすぎない	自然な日本語を意識する
読点を多用しない	スッキリした印象に

避けたい表現・ありがちなミス例文

誤って使うと、意図せず失礼に聞こえたり、不自然になる表現があります。

ここでは、よくあるNG例と正しい言い換えを整理しておきましょう。

NG表現	理由	正しい言い換え
出席させていただきたいと思います	意志が曖昧で断定していない	出席させていただきます
参加します！	ビジネスメールでは軽すぎる印象	出席いたします
了解しました	目上の人には不適切	承知いたしました

「承知いたしました」と「出席いたします」はビジネスの基本表現として覚えておくと安心です。

「ひとこと添える」だけで印象が上がる例文集

事務的なメールになりがちな承諾メールですが、一言添えるだけで温かみが増します。

特に社外相手には、感謝や気遣いを自然に入れるのがポイントです。

ひとこと添える例文：

• 「お手配ありがとうございます。当日はどうぞよろしくお願いいたします。」
• 「ご調整感謝申し上げます。議題内容も確認のうえ参加いたします。」
• 「いつもお世話になっております。お時間をいただきありがとうございます。」

効果	例文の特徴
信頼感を与える	「ありがとうございます」を一文入れる
誠実さを感じさせる	準備・確認など前向きな姿勢を示す
柔らかい印象を作る	「どうぞ」「いただき」など丁寧語を使う

たった一文でも、印象を左右する「＋αの気遣い」を添えるのがプロのメール術です。

その人柄が伝わるメールは、相手の記憶に残ります。

まとめ｜会議の承諾メールは「迅速・丁寧・簡潔・誠実」が基本

ここまで、会議の承諾メールの書き方や例文を状況別に紹介してきました。

最後に、印象の良い承諾メールを書くためのポイントを整理しておきましょう。

ポイント	内容
迅速	会議案内を受け取ったら24時間以内に返信する
丁寧	相手への感謝や敬意を忘れずに伝える
簡潔	要点を短く、わかりやすくまとめる
誠実	一言添えて信頼感を与える

承諾メールは、単なる出欠確認ではなく「信頼を築く小さなビジネスチャンス」です。

相手の手間を減らし、気持ちよくやり取りできるメールを意識しましょう。

特に以下の4ステップを意識すると、どんな状況でもスムーズに対応できます。

1. 案内を受けたらすぐに返信する
2. 出席の意思を明確に伝える
3. 感謝の言葉を添える
4. 締めと署名で丁寧に終える

この流れを意識すれば、どんな相手にも失礼のない承諾メールが書けます。

迅速・丁寧・簡潔・誠実の4原則を大切にすれば、あなたの印象は確実にアップします。

次に会議案内が届いたときは、ここで紹介した例文をベースに、あなたの言葉で気持ちの伝わるメールを作ってみてください。

「返信ひとつで信頼が生まれる」——そんなメールを目指していきましょう。